Dokument WZ i jego rola w magazynie

Co to jest wydanie zewnętrzne — definicja

Dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne to dokument, który potwierdza wydanie jednostki poza magazyn. Znajduje zastosowanie przy sprzedaży towarów, ale wykorzystywany jest również w transporcie i do sporządzania deklaracji celnej.

Wydanie magazynowe reguluje art. 20. ust. 2 Ustawy o rachunkowości. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty WZ przez 5 lat, od daty ich wystawienia.

Dowód WZ jest najczęściej wystawiany w sytuacji, gdy osoba sprzedająca w danym momencie nie ma uprawnień do wystawienia faktury lub paragonu fiskalnego. Do 7 dni trzeba do tego dokumentu wystawić fakturę lub paragon fiskalny. Natomiast, nie jest to dokument księgowy.

Żeby dokument wydania zewnętrznego był legalny, musi zawierać:

• kolejny numer,
• datę wystawienia,
• datę wydania towaru/materiału,
• oznaczenie towaru/materiału,
• cenę jednostkową,
• ilość wydanego towaru/materiału,
• dane odbiorcy i wystawcy,
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia WZ.

Kiedy najczęściej jest wystawiany dokument WZ?

Najczęstszymi sytuacjami, w których dokument WZ jest wystawiany przez przedsiębiorcę, są:

• Sprzedaż z odroczonym wystawieniem faktury — klient odbiera towar, a fakturę otrzymuje do 7 dni, od tego momentu.
• Przekazanie towaru firmie transportowej lub kurierskiej — wydanie zewnętrzne jest formą potwierdzenia, jakie towary zostały przekazane do transportu.
• Wydanie towarów pracownikom lub innej ekipie — potwierdzenie, że określone materiały lub sprzęty zostały wydane określonym osobom.
• Każdy moment, gdy towar opuszcza magazyn bez faktury.

Czy dokument wydanie zewnętrzne jest obowiązkowy?

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego pełną księgę rachunkową jest wystawianie dokumentów magazynowych, a jednym z nich jest dokument wydanie zewnętrzne. Z tego obowiązku są zwolnione firmy prowadzące księgowość uproszczoną.

Jeżeli jednak w momencie sprzedaży, wystawiasz od razu fakturę, możesz pominąć przygotowanie dokumenty WZ, również przy pełnej księgowości.

Jak przekazać dokument WZ nabywcy towaru?

Gdy następuje wydanie towaru z magazynu, niezbędne jest niezwłoczne bardzo szybkie załatwienie wszystkich aspektów formalnych. Bałagan w papierach jest jednym z powodów kar, jakie podczas kontroli otrzymują przedsiębiorcy. Do takich sytuacji nie należy dopuszczać.

Dokument WZ kupującemu, możesz przekazać:

• Osobiście — w momencie, gdy towar jest dostarczany lub odbierany.
• Pocztą — tradycyjną lub elektroniczną.

To, jaką metodę wybierzesz, jest kwestią indywidualną. Ważne, żeby wydanie z magazynu zostało poprawnie udokumentowane.

Znaczenie dowodu WZ w magazynie

W wielu branżach, przede wszystkim magazynowej, wydanie zewnętrzne to standardowy dokument potwierdzenie zaistnienie transakcji. W ten sposób możesz pokazać Klientowi, że działasz profesjonalnie i dbasz o przejrzystość operacji logistycznych.

Ostatnie wpisy blogowe