Żeby magazyn funkcjonował prawidłowo, potrzebujesz odpowiedniej infrastruktury, którą zapewniają m.in. regały paletowe oraz sprzętu, skutecznej organizacji pracy i zarządzania procesami przepływu, przeszkolonego personelu, ale również profesjonalnie prowadzonej dokumentacji magazynowej. Stanowi ona ważny nośnik informacji o tym, co dzieje się w magazynie. Jakie są jej rodzaje?
Czym są dokumenty magazynowe?
Dokumentacja magazynowa stanowi zbiór papierowych lub elektronicznych zapisów danych, które są ściśle związane z pracą w magazynie. Jej prawidłowy obieg zapewnia dostęp do najważniejszych informacji na temat obrotu magazynowego, poszczególnych etapów realizacji procesów, jak i przestrzegania zasad, procedur i bezpieczeństwa w magazynie.
Aktualnie wszystkie dokumenty magazynowe w wersji papierowej są coraz częściej zastępowane przez wydania elektroniczne. Wynika to z popularności systemu WMS do zarządzania pracą magazynu. Użytkownik ma dostęp do kompleksowej bazy danych, w której zgromadzone są informacje o materiałach i towarach, a także inne szczegółowe informacje na temat procesów zachodzących w magazynie.
Podstawowe zasady dokumentowania obrotu magazynowego
Dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej należy prowadzić zgodnie z pewnymi regułami. Przestrzegając ich, można zorganizować prawidłowy obieg informacji w magazynie, zachowując tym samym spójność i wiarygodność danych magazynowych.
Do najważniejszych zasad należą:
- kompletność — każda operacja związana z obrotem magazynowym powinna być udokumentowana,
- spójność — charakterystyka dokumentów magazynowych wskazuje, jak powinny one wyglądać. Należy trzymać się jednolitego wyglądu i zawartości formularzy, a także szablonów,
- dokładność i staranność — należy prowadzić dokumentację magazynową w sposób dokładny i odzwierciedlający faktyczny stan magazynu. Na każdym dokumencie powinna znajdować się data danej transakcji, a także podpisy osób upoważnionych do wydania lub przyjęcia towarów,
- archiwizacja — należy zadbać o bezpieczne i prawidłowe przechowywanie dokumentów, zgodnie z polityką przyjętą przez firmę. Dokumenty powinny być łatwo dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych.
Podział dokumentów magazynowych
Jakie są dokumenty magazynowe? Przede wszystkim można wyróżnić dwa rodzaje dokumentów magazynowych:
- magazynowe dokumenty przychodowe — dotyczą towarów, które są dostarczane do magazynu,
- magazynowe dokumenty rozchodowe — dotyczą towarów, które są wydawane z magazynu.
Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej.
Dokumenty magazynowe przychodowe
Dotyczą operacji związanych z przyjmowaniem towarów do magazynu. Powstają zarówno po przyjęciu dostawy zewnętrznej, w momencie obsługi zwrotu, jak i przyjęcia dostawy wewnętrznej (m.in. towary z produkcji).
Jednym z rodzajów dokumentów magazynowych przychodowych jest protokół inwentaryzacji, który określa stan magazynowy, a więc stanowi przychód. Tworzone są również korekty stanu, gdy zostaną wykryte ewentualne błędy.
Jeżeli w magazynie działa system zarządzania WMS, dokumenty magazynowe przychodowe są generowane automatycznie. Można na bieżąco kontrolować wszystkie operacje magazynowe. Jeżeli nie posiadasz wsparcia oprogramowania, wytypowany do tego pracownik magazynu powinien manualnie przygotowywać dokumenty.
Dokumenty magazynowe rozchodowe
Są to dokumenty wystawianie przy wydawaniu towaru z magazynu. Należy przygotować je w momencie wydania zewnętrznego, jak i wewnętrznego. Obejmują m.in. protokół inwentaryzacyjny, który określa obniżenie stanu magazynowego i stanowi rozchód. Istotne są także korekty stanu, jeżeli wykryte zostaną jakiekolwiek nieprawidłowości.
Tak jak w przypadku dokumentów przychodowych, ten rodzaj dokumentów można generować automatycznie poprzez system WMS. Jeżeli w magazynie takiego systemu nie ma, dokumenty magazynowe rozchodowe wystawić ma obowiązek wytypowany do tego pracownik.
Przesunięcia między-magazynowe, czyli MM
Dodatkowym typem dokumentów wystawianych w magazynie są przesunięcia magazynowe. Potwierdzają one przemieszczanie się materiałów w obrębie magazynów, które należą do tego samego przedsiębiorcy. Do najpopularniejszych dokumentów MM należą wydania z magazynu, czyli MW oraz przyjęcia do magazynu, czyli MP. Na ich podstawie można zweryfikować, czy towar dotarł do miejsca przeznaczenia.
Najpopularniejsze dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej
PZ — przyjęcie zewnętrzne
Powstaje po przejściu kontroli wejściowej. Potwierdza przychód towarów, czyli ich przyjęcie do magazynu. Bardzo ważne jest, aby zawierał numer dokumentu, datę wystawienia dokumentu, datę przyjęcia towaru, jego oznaczenie i ilość, dane wystawiającego dokument, dane dostawcy, podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu, podpis dostawcy i podpis pracownika dokonującego odbioru towaru.
WZ — wydanie na zewnątrz
Ten dokument magazynowy jest wystawiany po zatwierdzeniu wydania towaru z magazynu. Powinien zawierać numer dokumentu, cenę jednostkową, ilość wydawanego towaru, oznaczenie towaru, daty wydania towaru i wystawienia dokumentu, podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu, dane wystawiającego oraz odbiorcy.
PW — przyjęcie wewnętrzne
Wystawiany jest w momencie dostarczenia towaru do strefy konfekcjonowania. Musi zawierać numer dokumentu, datę wystawienia, datę przyjęcia towaru, jego ilość i oznaczenie, dane wystawiającego oraz podpis osoby, która jest upoważniona do wystawienia tego dokumentu, podpis odbiorcy i dostawcy.
RW — dokument magazynowy rozchodu wewnętrznego
Wystawiany jest w momencie rozchodu produktu w strefie konfekcjonowania. Stanowi potwierdzenie wydania towaru na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. RW dokument magazynowy powinien zawierać szczegółowe informacje na temat produktu, a także niezbędne podpisy uprawionych osób i daty potwierdzające moment pobrania towaru.
Wycofanie z wysyłki, czyli zwrot zewnętrzny
Dokument powstaje po wycofaniu towaru z wyjazdu. Potwierdza, że skompletowany towar nie został wydany, tylko trafił z powrotem do magazynu.
Dokument inwentaryzacji
Wystawiany jest po zatwierdzeniu przeprowadzonej inwentaryzacji. Może to być dokument przychodowy lub rozchodowy.
Braki i nadwyżki
Wystawiany jest po rozliczeniu braków i nadwyżek występujących w magazynie.
Listy załadunkowe
Wystawiany jest po zatwierdzeniu załadowania samochodu określonymi towarami.
Wyniki kontroli dostawy
Dokument jest wystawiany po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Określa rozbieżności pomiędzy awizem a wynikami kontroli wejściowej.