Inwentaryzacja umożliwia precyzyjne określenie aktywów i pasywów w przedsiębiorstwie. Gwarantuje, że z bardzo dużą dokładnością można przewidzieć optymalny stan magazynowy na przyszłość. Dodatkowo zapewnia kontrolę nad tym, czy ewidencja księgowa odzwierciedla faktyczny stan ilości produktów w magazynie oraz dostępne środki finansowe.
Czym jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja to proces polegający na kontrolowaniu faktycznego stanu aktywów i pasywów w firmie. Pozwala określić rzeczywisty majątek i porównać go z zapisami księgowymi. Podczas tych działań można wykryć ewentualne nieprawidłowości. Pozwala to przedsiębiorstwu zapewnić wiarygodność finansową np. podczas kontroli z Urzędu Skarbowego.
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność handlowo-usługową lub rozliczający się na podstawie księgi przychodów i rozchodów podlega zapisom ustawy o rachunkowości z 1994 roku, która określana jest jako polskie prawo bilansowe.
Główne cele inwentaryzacji
Inwentaryzacja realizowana jest w celu ustalenia zgodności między stanem faktycznym a danymi znajdującymi się w księgach rachunkowych. Zapobiega niewłaściwemu zarządzaniu majątkiem organizacji i pozwala stworzyć ocenę gospodarczą poziomu zdolności części majątku firmy. Wreszcie inwentaryzacja umożliwia przygotowanie podsumowania w zakresie mienia majątkowego powierzonego pracownikom.
Jak przygotować się do inwentaryzacji?
Aby można było uznać inwentaryzację za przeprowadzoną w prawidłowy sposób, należy zaplanować odpowiedni czas jej przeprowadzenia. Jest nim okres, który w jak najmniejszym stopniu zaburzy pracę magazynu.
Istotne jest, aby inwentaryzację przeprowadziły odpowiedzialne osoby zatrudnione w magazynie. Można również skorzystać z usług firmy zewnętrznej specjalizującej się w tych działaniach.
Rodzaje inwentaryzacji
Ustawa, o której wspomnieliśmy na początku, przewiduje trzy główne rodzaje inwentaryzacji: roczną, ciągłą i doraźną. Natomiast dla wielu przedsiębiorców atrakcyjna jest również inwentaryzacja częściowa.
Inwentaryzacja roczna
Najpopularniejszy rodzaj inwentaryzacji, który odbywa się raz do roku. Ustawa przewiduje jej przeprowadzenie do ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Jako główne cele inwentaryzacji rocznej podawane są:
- obliczenie stanu magazynowego,
- porównanie stanu magazynowego z danymi w księgach rachunkowych.
Niezbędne jest przestrzeganie terminów wykonania tej inwentaryzacji. Firmy, które nie wywiążą się z obowiązku, mogą otrzymać karę grzywny.
Inwentaryzacja ciągła
Niezbędna przede wszystkim w dużych obiektach logistycznych. Zapewnia efektywne zarządzanie gospodarką magazynową i dostęp do podstawkowych informacji o liczbie składowanych na regałach towarów.
Inwentaryzacja ciągła jest znacznie łatwiejsza do przeprowadzenia w nowoczesnych magazynach, w których obowiązuje informatyczny system zarządzania WMS. Pracownik w czasie rzeczywistym otrzymuje informacje na temat przyjęć i wydań towarów.
Inwentaryzacja nadzwyczajna
Inaczej jest nazywana inwentaryzacja doraźną. Przeprowadzana jest w przypadku dużej zmiany personalnej na kluczowym dla funkcjonowania firmy stanowisku. Inwentaryzacja nadzwyczajna najczęściej ma miejsce, gdy występuje podejrzenie naruszenia przepisów prawa i stwierdzenie kradzieży lub włamania.
Inwentaryzacja częściowa
Najczęściej korzystają z niej małe oraz średnie obiekty logistyczne. Obejmuje ograniczony zakres składowania produktów. Wspiera przedsiębiorstwo w utrzymaniu złożonego procesu zapasów i weryfikowaniu błędów już na wczesnym etapie.
Wdrożenie inwentaryzacji częściowej może odbyć się na różne sposoby. Można wytypować losową grupę produktów o zbliżonych parametrach lub zastosować metodologię ABC, która dzieli zapasy według wskaźnika rotacji. Ten ostatni sposób poddaje kontroli przede wszystkim towary o najwyższej rotacji.
Inwentaryzacja jest niezbędna dla prawidłowego działania każdego magazynu
Rzetelna ewidencja jest podstawą działalności niemal każdego przedsiębiorstwa. Na bieżąco aktualizując sytuację majątkową i finansową, można reagować na ewentualne błędy i wprowadzać zmiany dostosowane do realiów rynkowych.
Inwentaryzacja ma największe znaczenie w obiektach logistycznych i gospodarce magazynowej. Pozwala utrzymać odpowiedni poziom zapasów gwarantujący nieprzerwaną działalność i brak opóźnień w dostawach zamówień do klientów.